Cartea de vizita, numita si business card, reprezinta un accesoriu indispensabil unei prime intalniri business, aceasta facand parte din ritualul primei impresii, ritual in care includem punctualitatea, tinuta, mimica fetei, strangerea de mana, tonul si timbrul vocal, mirosul.
Inca de la aparitia sa, acum doua secole, cartea de vizita a facut parte dintr-o eticheta foarte minutioasa, dimensiunea, continutul si utilizarea sa fiind reglementate foarte riguros. Astazi, putine persoane cunosc rigorile folosirii cartii de vizita, sau stiu macar ca exista vreo regula de folosire a acesteia.
Cartea de vizita este atat un mijloc de comunicare scris si grafic, cat si un mijloc personal de prezentare si reprezentare.
“Cartea de vizita este o strangere de mana pe care o lasi in urma.”

Ce contine o carte de vizita?
Orice carte de vizita trebuie sa contina in mod obligatoriu:
- numele si logo-ul companiei
- numele persoanei
- titlul sau titlurile persoanei
- adresa companiei
- codul postal
- numarul de telefon si de fax
- adresa de email
- adresa de web.

Optional, o carte de vizita poate contine si:
- sloganul companiei
- adresa si numarul de telefon de acasa
- fotografia persoanei (numai daca este in interesul activitatii desfasurate).

Cand oferim cartea de vizita?
- La inceputul unei prime intalniri business. Cartea de vizita va facilita receptionarea numelui, a functiei si numelui companiei pe care o reprezentam. In anumite situatii cartea de vizita reprezinta si primul contact grafic cu compania pe care o reprezentam
- Pentru a transmite coordonatele noastre noi, unei persoane deja cunoscute: o noua functie, un nou numar de telefon, o noua adresa, etc;
- Pentru a insoti trimiterea unui document, a unui raport, a unei reviste, etc, evitand astfel redactarea unei scrisori, dar precizand identitatea expeditorului. In aceasta situatie este permisa inscrierea, pe cartea de vizita, a unui scurt mesaj
- Ca anexa unui buchet de flori, a unui cadou sau a unei invitatii la un eveniment
- In cadrul unei activitati mondene, inainte de plecare sau la incheierea conversatiei.
- Este indicat sa oferim cartea de vizita in timpul unei intalniri dar este lipsit de tact sa oferim cartea de vizita in timpul mesei.

Cui oferim cartea de vizita?
- Cartea de vizita trebuie inmanata acelei persoane, careia dorim sa ne prezentam sau careia vrem sa ii reamintim coordonatele noastre si cu care este probabil sa avem intalniri, relatii, proiecte, etc. ulterior momentului inmanarii cartii de vizita. In consecinta, nu vom raspandi cartea noastra de vizita intr-un mare grup de necunoscuti
- Daca participam la o sedinta in afara serviciului, cu persoane pe care nu le cunoastem, trebuie asteptate semnalele care s–ar putea sa apara. Lasam pe altcineva sa inceapa schimbul de carti de vizita de afaceri cu cei care nu se cunosc intre ei. Rareori schimbul de carti de vizita se face la sfarsitul intrunirii
- Daca suntem organizatorii unei intalnirii business la care participa oameni care nu se cunosc, este datoria noastra sa dam semnalul schimbului de carti de vizita; - Este nepoliticos sa impunem cartea de vizita unui superior. Asteaptam pana ce el o va cere
- Daca intalnirea are loc intr-o tara straina, se poate dovedi indispensabil sa avem cartea de vizita scrisa si in limba nationala a tarii in care mergem, intr-o limba de circulatie internationala sau chiar cu alte caractere decat cele ale alfabetului latin. In aceasta situatie, putem folosi o carte de vizita bilingva, imprimata fata-verso.

Cum oferim cartea de vizita?
- Este mult mai bine sa nu oferi o carte de vizita de afaceri decat sa dai una care are un defect, nu este actualizata sau este murdara. De aceea este indicat ca toate cartile de vizita sa fie pastrate intr-un recipient special, nu in buzunar, portofel, sau in ambalajul in care au fost livrate de catre tipografie
- Pentru a obtine maximum de rezultate, cartea de vizita trebuie oferita intotdeauna cu un gest scurt, hotarat, fara insa a invada spatiul vital al partenerului nostru de discutie
- Daca suntem asezati la o masa, vom plasa cartea de vizita in fata partenerului de discutie, pe masa, dandu-i astfel posibilitatea acestuia sa scoata, la randul sau, propria carte de vizita, sau sa isi reaseze lucrurile daca el a fost cel care a avut initiativa schimbului de carti de vizita
- Daca insotim gestul prin care daruim cartea de vizita cu un zambet, o aplecare de cap, sau chiar o scurta aplecare a corpului, efectul creat va fi cu atat mai puternic.

Cum primim cartea de vizita?
- Este politicos ca atunci cand primim o carte de vizita, sa o studiem pentru cateva secunde cu atentie si, in functie de situatie, sa facem cateva remarce politicoase pe tema celor inscrise pe cartea de vizita. In acest fel, interlocutorul nostru se va simti magulit de interesul manifestat
- Vom tine cartea de vizita a interlocutorului pe masa, in fata noastra, pe toata durata intalnirii, asigurandu-ne astfel ca ne amintim numele si functia lui dar si pentru a demonstra un plus de respect fata de persoana din fata noastra
- La sfarsitul intalnirii trebuie sa ne asiguram ca nu uitam cartea de vizita la locul intalnirii si sa aratam interes inclusiv prin locul in care pastram cartea de vizita a interlocutorului.