Cand vine vremea pentru a schimba o solutie existenta de gestiune financiara sau de afaceri, companiile pot fi deseori descurajate de perspectiva unei astfel de miscari mari. Cateva intrebari pe care companiile trebuie sa le puna inainte de a incepe sa caute solutii ERP sunt:
- Sunteti sigur ca intr-adevar trebuie sa va schimbati sistemul existent?
- Solutia este depasita cu adevarat sau pur si simplu o utilizati prea putin?

Iata ce trebuie sa faceti ca sa actualizati solutia ERP existenta
1. Dezvoltati domeniul de aplicare si inteleageti cat mai bine impactul si termenele de punere in aplicare.

2. Alcatuiti o echipa (un grup de conducere) de key representatives pentru a ajuta la planificarea, dezvoltarea si implementarea proiectului. Numarul utilizatorilor ar trebui sa actioneze ca un grup de conducere, care sa asigure cerintele de functionalitate, procesele existente, provocarile actuale si caracteristicile de care ar trebui sa beneficieze intr-un sistem de viitor trebuie obliatoriu sa fie luate in considerare in alegerea unui sistem.

3. Persoana care este factorul de decizie in cumparare trebuie sa asigure revizuirea cerintelor utilizatorilor, afacerilor, functionalitatilor si a tuturor aspectelor financiare.

4. Stabiliti o specificatie clara a cerintelor esentiale, inclusiv: strategia de afaceri, corelarea cerintelor, orice cerinte-cheie care pot fi non-standard.

5. Determinati elementele care fac un partener sau un furnizaor potrivit si asigurati-va ca aveti in vedere crearea de retele prin networking din industrii similare, pentru ca a invata din experientele altora poate fi foarte educativa.

6. Realizarea unei cereri de informatii (RFI) pentru prezentarea / expedierea catre potentialii furnizori, detalierea urmatoarelor subiecte in structurarea RFI: Informatii generale privind organizatia cumparatorului, rezumatul cerintei aplicatiei, cerinte hardware, scalabilitate (volum de date / utilizatori ), abilitati de integrare, programe de timp si repere selectate, program de cost estimat.

7. Lucrati cu echipa de proiect pentru a evalua raspunsul potentialilor furnizori si solutiile pe care le prezinta; asigurati-va ca sunt luate in considerare urmatoarele aspecte: abilitati de management al proiectelor si consultanta in afaceri, expertiza verticala a pietei, serviciile de inalta calitate si sprijin local, legaturile stranse cu creatorul de software, baza de utilizatori nationali / internationali, nivelurile egale de expertiza in consultanta in cazul absentei unui PM pentru orice perioada de timp in care proiectul trebuie predat, abilitatile de integrare, dezvoltarea de imbunatatiri de valoare adaugate software-ului, procesul de implementare, samd.

8. Evaluati raspunsurile, ca parte a acestei evaluari; lista scurta trebuie sa contina pana la trei furnizori, solicitarea unor demonstratii de nivel inalt si detaliate (la birourile lor pentru a se intalni si discuta echipele implicate). Asa obtineti o impresie despre marimea si amploarea functionarii acestora pentru ca lucrati prin RFI cu vanzatorii in timpul acestor intalniri si asa va asigurati ca ei inteleg pe deplin cerintele dumneavoastra mult mai bine decat prin referinte telefonice.

9. Solicitati evaluari / demonstratii detaliate si vizite la locul de referinta la furnizorul ales. Aceste vizite ofera posibilitatea de a intelege procesul de implementare si sprijinul oferit de potentialul furnizor, totusi nu arde podurile cu posibili alti furnizori.

10. Pregatiti planul de proiect impreuna cu furnizorul; revizuirea contractelor, finalizarea costurilor si incheiati un contract.